Introdução à Gestão de Ativos Fixos

Há benefícios óbvios de implementação e manutenção de um registro e controle sobre os ativos. Poupança pode ser obtido a partir de ser capaz de ver tanto implantação activo corrente e, assim, maximizando a sua utilização. Ativos de monitoramento irá reduzir o uso não autorizado ou apropriação indébita e segurar os funcionários, deixando alguns ativos de retorno empresa sob seu controle. Em alguns casos, um sistema é definido por regulamentações governamentais, condições de crédito, termos de subvenções públicas, termos de seguro, etc Uma pessoa pode manter e gerenciar todos os ativos fixos de uma empresa se eles têm software para ajudá-los. Os sistemas informáticos e software disponíveis reduzir a complexidade, economizar tempo e evitar erros. Por que usar um ativo programa de software de gestão?

Embora os métodos de papel e lápis pode ser usado, os programas de software auxiliar na gravação, manutenção, e de auditoria de activos. Isso economiza tempo e dá uma imagem mais clara dos ativos desde a classificação e visualização de formas diferentes é rápido e fácil.

O mais básico "solução" estaria usando um programa de planilhas como o Excel. Mesmo após a migração para software especificamente concebido para a gestão de ativos há momentos em que um programa de planilha podem continuar a ser útil.

O que é um ativo?

O que você chama um ativo que muitas vezes depende de suas atividades empresariais. A primeira coisa que vem à mente são os activos fixos, tais como computadores, equipamentos de produção, mobiliário de escritório, etc Você pode até querer considerar os empregados como activos ou mesmo de serviços e contratos de manutenção. Um programa flexível de ativos de software de gestão pode fornecer uma maneira de controlar muitas coisas a maioria de nós não consideramos ser ativos.

Quais são os meus primeiros passos na criação de um sistema ou "solução"?

1: Decida quais os bens serão gerenciados.

Os ativos mais trabalho a mais na criação de seu sistema. Limitando ativos apenas aqueles com mais de um valor em dólar certo é uma boa idéia.

2: Decidir o que as características de ativos é importante para gravar dentro do software.

Suas escolhas não só terá um efeito sobre a quantidade de trabalho necessária, mas também na medida em que você pode manipular e visualizar informações de ativos, classificando em campo ativo de informação ou combinação de campos.

Por exemplo, se você configurar um campo de 'localização', então você pode classificar os dados para ver o que são ativos em cada local. Se você também tem um campo para 'tipo' ou 'classe', então você pode ainda classificar e exibir para mostrar apenas determinados tipos de ativos, tais como computadores em um ou mais locais.

Como em todos os aspectos da vida que é preciso fazer escolhas difíceis entre o que é ideal eo que é viável. Suas escolhas terão um efeito sobre a entrada de dados quando chegam novos ativos, bem como a coleta de informações sobre os ativos existentes. Escolhas que você fizer terá também uma influência sobre sua escolha de software uma vez que alguns não pode lidar com tudo o que quiser. Uma limitação desse tipo é encontrada no programa de software AssetTrakker Pro. TrackitSoftware não fornece um método de rastreamento de depreciação porque se considerou isso somado muita complexidade que exige a recolha e manutenção de dados muito mais. Além disso, eles se sentiram, lidar com depreciação requer conhecimento superior de regras e regulamentações governamentais para além do conhecimento das próprias pessoas que podem se beneficiar mais da gestão de activos. Departamentos de contabilidade já calcular e contabilizar a depreciação. * Alguns software não promover cálculo de depreciação, mas só oferece funcionalidade limitada que na maioria dos casos não é o caminho demanda regulamentos.

Alguns ajudar!

Abaixo está uma lista de 'campos' Atributos de ativos para sua consideração. Você não vai querer usar todos eles para a sua "solução" própria e pode muito bem ter os adicionais que você precisa.

Ativos #: A referência de identificação da chave usada para rastrear ativos. Eles podem ser números em linha reta ou um número com um prefixo alfabético. (0001 ou A001). Este número é usado para fins de auditoria e talvez por referência cruzada.

Marca: Fabricante

Modelo: úteis quando arranjar serviço ou compra de peças. Útil como permite o agrupamento por tipo de modelo.

# Serial: identificação de ativos específicos. Quando necessário fazer reclamações de garantia ou seguro.

Custo para Repl:. Estimativa do custo de substituição de um ativo. Útil para o planejamento de avaliação de riscos e seguros.

Atravesse Ref. #: Referência outro activo ou unir um grupo de activos.

Tipo: Pode ser usado para um agrupamento geral, tais como mobiliário, computador, transporte, etc

Condição: Útil para ver o que é susceptível de exigir a substituição ou decidir sobre as necessidades de serviço.

Descrição: outro detalhe, além de marca, modelo e número de série.

Memo: Informações adicionais sobre o ativo. Se um computador, você pode querer listar detalhes de configuração de hardware ou até mesmo os programas instalados nele.

Departamento: Isso é útil para classificar os activos pelo departamento para auxiliar na auditoria.

Localização: campo bom ter para que uma pesquisa / tipo pode lhe dar uma visão clara de onde os ativos estão localizados.

Usado por: Necessário se você tem bens na posse pessoal de um empregado e / ou bens fora dos estabelecimentos comerciais.

Data atribuída: Útil se os ativos forem movimentados ou para dizer quanto tempo um recurso tem sido a sua localização actual.

Esperado EOL: A data prevista quando o ativo não será mais útil.

Financiado por: Fonte de fundos, se fornecidos por emissão de títulos, ou fundos externos (empréstimo) ou uma concessão.

Custo: O custo total de aquisição de um ativo.

Data adquirida: Ajuda a dar alguma idéia de quando a substituição pode ser necessária.

Disposto: Indica um activo ter sido eliminados.

Data descartado: Data ativo foi eliminado.

% De Uso de Negócios: Usado se um activo não é usada em tempo integral pela empresa para quebrar o uso de ativos. Não para todos, mas um campo que a imaginação pode encontrar um uso indispensável para.

OUT: Usado para Ferramenta / equipamento de localização,

Taken By / In From: Usado para Ferramenta / equipamento de localização para indicar que está a tomar ou retornando item.

Data de Vencimento: Usado para Ferramenta / equipamento de localização para mostrar quando um ativo é devido volta.

Valor Recuperado: O produto líquido da alienação de um activo.

Disposto Detalhe: Notas sobre como e onde um ativo foi eliminado.

Garantia: Indica se ativo é coberto por uma garantia ou poderia ser usado se coberto por um contrato de serviço / manutenção.

Garantia de Vencimento: Ele é útil para ver o que vencimentos estão se aproximando para a manutenção de rastreamento ou acordos de serviço. Ajuda a prevenir pagando pelo serviço coberto pela garantia, bem como solicitar o reparo de itens antes de expirar.

Imagem: Pode auxiliar na identificação de ativos ou onde "olhar" é uma característica importante. Útil se de reclamação de seguro já feito.

Valor: Pode ser a quantidade de ativos é segurado por. Controle de exposição ao risco.

Alugado: Ajuda a manter o controle de Alugadas vs activos detidos.

Locação End: Usado para avisar quando os ativos têm de ser substituídos ou contrato de locação tem de ser renovada de acordo com os termos do contrato de locação.

Locação Início: Data de Início do contrato de arrendamento com equipamento alugado.

Locação Co: O nome da empresa a partir do qual um activo é alugado.

Data da Auditoria: Esta coluna registra a data dos exames de lote de ativos foram feitas para fins de auditoria.

Auditor: Anote o nome da pessoa que realizou a auditoria.

Qual será a próxima?

Até agora você tem uma boa idéia do que informações sobre os ativos que deseja acompanhar. Antes de olhar para os vários pacotes de software disponíveis, você deve considerar quantas pessoas vão ser a entrada de dados e quantos estarão acessando os dados. Para uma organização menor, é provável que apenas uma pessoa estará envolvida em grandes empresas, mas talvez um número vai querer participar. Sua situação pode exigir a compra de mais do que uma licença de software e do software tem de suportar múltiplos usuários.

Use um Barcode Scanner?

Um scanner de código de barras pode ser usado para acelerar a entrada de dados e auditoria. Isto irá adicionar o suporte de custos mais baixos e mais pacotes de software com preços oferta limitada para os scanners de código de barras. Se devidamente incorporada em um scanner de software podem oferecer excelente valor e guardar um monte de tempo, especialmente para fins de auditoria anuais.

Abaixo estão descritos os tipos de scanners de código de barras usados ​​com software de gerenciamento de ativos.

A 'muda' amarrados scanner CCD é mais barato e comprado por cerca de US $ 70. Isso só pode ser usado quando conectado ao computador e age de forma semelhante a um teclado em que você digitalizar um código de barras e ele é colocado em qualquer célula ou o espaço que você está dentro

Scanner de tethered A 'laser' é mais dinheiro, mas será capaz de escanear códigos de barras menores e, talvez, ter uma profunda campo de visão (mais fácil de digitalizar um código de barras rapidamente).

Um scanner CCD ou laser que foi construído em memória para exames podem ser feitos e, em seguida, o scanner pode ser trazido de volta e conectado a um computador, e os scans carregado. Isto é extremamente útil para fins de auditoria. Para o máximo de utilidade o software deve ser otimizado para aproveitar essa capacidade de memória 'lote'. Uma unidade capaz pode ser obtido por cerca de $ 150.

Um scanner a laser com memória interna, bem como uma tela de entrada e chaves, significa que após a leitura do código de barras você pode adicionar informações adicionais. Estes são mais caros e, novamente, seu uso tem de ser integrado em seu software de gestão. Enquanto os preços estão caindo você está olhando para unidades na faixa de preço pocket pc mais o custo do scanner. É usual para o software utilizando estas unidades também, por alguma razão, a preços mais elevados.

Software Asset Management

A gama de preços para software de gerenciamento de ativos é de R $ 200 a US $ 10.000 e todos exigem que você faça a entrada de dados de ativos existentes, bem como alguns criação para suas necessidades. Alguns conselhos por telefone oferta a um custo adicional, mas as mãos sobre a assistência só vem com pacotes caros (este nível de software requer força de vendas e despesas de marketing caro por isso, talvez o seu preço, pois os recursos fornecidos, pode parecer alto).

Critérios de compra um monte de pessoas parecem usar. Você pode ter mais.

1: 2 Preço: Facilidade de implementação do sistema 3: Facilidade de uso 4: Capacidade de se ajustar o negócio 5: Funcionalidade 6: Potencial para lidar com o crescimento

O que você pode obter por um preço razoável

Um programa com banco de dados relacional completo, como MS SQL Server Express, ou banco de dados open source. Hoje não há nenhuma razão para se contentar com menos poder ou da qualidade. A Microsoft fornece o seu SQL Server 2005 versão DB 'Express', sem nenhum custo.

Um programa que permite anexar imagens de ativos. Embora não seja necessário para todos é algo que um dia você pode querer usar.

Um programa que integra o uso de scanners 'lote' de baixo custo de código de barras de memória, porque, se não agora, em algum momento no futuro como um acessório vai economizar tempo e dinheiro. Usado em auditoria assegura um ativo foi realmente visto como código de barras teve que ser digitalizado.

Um programa que vai permitir a gestão de ativos + de 10.000. Com a memória decente em seu computador e um motor de banco de dados relacional jejum completo não há muito mais de uma limitação e ao mesmo tempo certas funções pode abrandar um pouco até mesmo um programa de baixo custo deve lidar com mais de 10.000 activos.

Um programa que é flexível para que você possa tirar partido das funcionalidades mais tarde, em vez de ter que implementar tudo de uma vez.

* Se mais de uma pessoa deve ser dado acesso ao banco de dados, então você deve garantir que os diferentes níveis de acesso podem ser configurados para diferentes usuários para prevenir alterações não autorizadas de dados.

O que você pode obter, mas não barato.

Um programa que integra diretamente em seu sistema de contabilidade atual.

Um programa que tem plenos cálculos de depreciação profissionais.

Um programa que é executado diretamente de seu servidor da empresa (software de baixo custo foge estações de trabalho e, enquanto um banco de dados central pode ser localizado no seu servidor e acessado por estações de trabalho individuais não é o mesmo que ser completo software de servidor com base em estações de trabalho com applets.

Mão segurando e na casa de formação para ter o sistema instalado e funcionando. Há empresas que vão se sentar com você e pedir-lhe todas as perguntas certas, configurar seu software de auditoria, e listar todos os seus bens e, em seguida, treinar sua equipe como operar e manter a sua "solução". A maioria, que eu saiba, vai recomendar um meio de software com preço alto, porque é mais fácil de vender (comissão maior também) e mais fácil para eles instalar devido a sua familiaridade com ele.

Porcas e parafusos

Recolha de Informações de Ativos Como você realizar essa etapa depende de sua situação. Em nossa discussão abaixo nós assumimos que você não tem informações sobre os ativos existentes, em uma planilha do Excel existente ou outro formato. Se o fizer, então você salvar o trabalho de exportação / importação que os dados em seu software de gestão de activos.

Iniciando a sua Lista de Ativos e numeração a partir do zero

Esta é uma vantagem porque você não está limitado por restrições herdadas. Claro que é mais trabalho, porque você não pode apenas carregar em informações de ativos existente, mas tem que recolher tudo sozinho.

Coleta de informações de ativos é demorado. Obter essa informação com precisão, com tão pouco trabalho quanto possível é importante. Pensar sobre como fazer o trabalho e planejamento vai ajudar a tornar esse grande trabalho mais fácil.

O seguinte é como eu sugiro fazer isso, mas você pode ter seu plano próprio, talvez melhor.

Crie folhas de entrada de dados que você terá que as pessoas escrevem em informações sobre os ativos sob seu controle. O software de gestão de activos pode criar estes ou você poderia fazer-se uma planilha excel para obtê-los.

Experimente e obter alguns 'buy in' do departamento ou do gerente de locação com controle sobre os ativos. Quanto mais próximo o recurso que você pode atribuir alguma responsabilidade ao melhor esse activo será controlado. "É bem o meu departamento" é mais poderoso do que um incentivo "é TI Ativos do Departamento ".

Etapas finais

Depois de entrar dados, que os seus co-operatórias gestores ajudou a obter, é hora de trabalhar com esses dados dentro de seu software de gestão de activos. Não deve demorar muito para se familiarizar com a forma como ela pode apresentar informações para você na tela e nos relatórios.

Agora, sentar e apreciar o quão fácil é para administrar seus bens.